Calendrier des séances et convocation

Le collège se réunit au moins deux fois par an en séance plénière à l'initiative et sur convocation du président du Haut Conseil.
Un calendrier prévisionnel des séances ordinaires du collège pour l'année à venir est établi avant la fin du mois de septembre de l'année calendaire précédente.
Des séances extraordinaires peuvent être organisées à l'initiative et sur convocation du président du Haut Conseil.
Sauf cas d'urgence, la convocation est adressée aux membres du collège au plus tard cinq jours avant la tenue de la séance.
Tout membre du collège qui ne peut pas répondre à la convocation en informe dans les meilleurs délais le secrétariat du collège.

Ordre du jour et documents

Le président fixe l'ordre du jour des séances du collège.
L'ordre du jour mentionne le ou les points soumis à l'examen du collège et est accompagné, le cas échéant, du ou des projets de délibération lorsqu'une délibération est requise et de tout document utile.
L'ordre du jour et les documents correspondants sont transmis, avec la convocation, par voie électronique (courriel ou lien pour télécharger les documents) au plus tard cinq jours avant la tenue de la séance.
Tout membre du collège peut demander au président d'inscrire à l'ordre du jour un ou plusieurs points, au plus tard deux jours avant la tenue de la séance, en lui communiquant les éléments d'information nécessaires.

Déroulement des séances

5.1. Tenue des séances

Le collège se réunit au siège du Haut Conseil.
La tenue d'une séance dans un autre lieu ou à distance peut, si les circonstances l'exigent, intervenir sur décision du président.
Le président conduit les débats. Il peut ordonner toute suspension qu'il juge utile. Les séances du collège ne sont pas publiques. Les rapports et documents adressés au collège sont confidentiels.
En cas d'empêchement du président ou de vacance de son emploi, la séance du collège est présidée par le plus âgé des membres présents.

5.2. Gestion des situations de conflit d'intérêts

Conformément à l'article 2 de la loi n° 2013-907 du 11 octobre 2013 relative à la transparence de la vie publique, tout membre du collège qui se trouve dans une situation de conflit d'intérêts s'abstient de siéger ou, le cas échéant, de délibérer.
Lorsqu'un membre du collège autre que le président estime que sa participation à une délibération le placerait en situation de conflit d'intérêts, il en informe le président dès qu'il a connaissance de cette situation ou, au plus tard, au début de la séance.
Lorsque le président estime qu'un membre ne peut délibérer sur un dossier en raison de l'existence d'un conflit d'intérêts, il en informe sans délai l'intéressé et l'invite à s'abstenir de siéger ou de participer à la délibération.
Lorsqu'un membre ne prend pas part aux débats du collège relatifs à une délibération, il n'est pas réputé présent au titre du quorum.
Lorsqu'un membre du collège s'abstient de siéger au motif qu'il s'estime en situation de conflit d'intérêts, il en est fait mention au procès-verbal de la séance.
Lors de l'examen du point concerné de l'ordre du jour, le président informe les membres du collège des conflits d'intérêts et des déports dont il a connaissance et le cas échéant des conflits d'intérêts qui le concernent. En cas de déport du président du Haut Conseil, le président de séance est désigné en application du dernier alinéa du 5.1 ci-dessus.

5.3. Personnes participant aux séances

Le secrétaire général ou son représentant et l'agent comptable assistent aux séances du collège avec voix consultative.
Le président peut convier toute personne à assister aux séances du collège.
Les personnes participant aux séances sont tenues au secret des délibérations.
Le collège peut également entendre toute personne qualifiée ou expert dont le président juge l'audition utile. La personne invitée ne participe qu'au point de l'ordre du jour sur lequel le collège l'entend et ne participe pas aux délibérations.

Délibérations du collège

6.1. Quorum

Le collège ne peut délibérer valablement qu'en présence de la majorité de ses membres en exercice. Lorsqu'un membre ne prend pas part à une délibération ou s'abstient de siéger s'il s'estime en situation de conflit d'intérêts, il n'est pas pris en compte au titre du quorum.
Le quorum est constaté par le président en début de séance et lors de l'examen de chaque point de l'ordre du jour. Si le quorum n'est pas atteint en début de séance ou en cours de séance, le président suspend la séance et reporte les points non examinés à une séance ultérieure, qui a lieu dans un délai de quinze jours au plus.
Les délibérations du collège sont prises à la majorité des membres présents. En cas de partage égal des voix, celle du président est prépondérante.

6.2. Modalités de vote

Les votes ont lieu à main levée. Le vote à bulletin secret est de droit à la demande du président ou d'un membre du collège. En cas de partage des voix lors d'un vote à bulletin secret, le vote du président est rendu public et sa voix est prépondérante.
Les votes par procuration ne sont pas autorisés. Aucun membre du collège ne peut être représenté.
Le président du Haut Conseil peut décider qu'une délibération est organisée au moyen d'une conférence téléphonique ou audiovisuelle en application des articles 2 et 4 de l'ordonnance n° 2014-1329 du 6 novembre 2014 relative aux délibérations à distance des instances administratives à caractère collégial et du décret n° 2014-1627 du 26 décembre 2014. Le dispositif mis en œuvre garantit l'identification des participants, leur participation effective à la séance et la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers. Les caractéristiques techniques de ce dispositif permettent la retransmission continue, simultanée et effective des débats.

6.3. Consultation écrite

Le recours à une procédure exceptionnelle de consultation écrite peut être décidé par le président, lorsque la nécessité impose de consulter le collège en urgence sur un point précis et sans attendre sa prochaine séance.
Dans ce cas, les membres du collège sont consultés individuellement par tout moyen écrit disponible ou sous forme électronique.
Le président du Haut Conseil recueille, dans un délai qui ne peut être inférieur à quarante-huit heures, les observations et les votes des membres exprimés.
Les décisions prises par voie de consultation écrite sont réputées être intervenues à l'issue du délai fixé par le président. Le quorum est calculé sur la base du nombre de réponses reçues dans ce délai. Les décisions prises sont annexées au procès-verbal de la séance suivante du collège avec indication des suffrages et des observations recueillis, du nom des votants et du résultat du vote.

Empêchement et manquements

Un membre du collège qui se trouverait dans une situation d'incompatibilité met fin à celle-ci dans un délai de trente jours à compter de sa nomination. A défaut d'option dans ce délai, le président du Haut Conseil, ou un tiers au moins des membres du collège lorsque l'incompatibilité concerne le président, le déclare démissionnaire.
En cas d'empêchement à exercer les fonctions de membre du collège, le mandat peut être suspendu, pour une durée déterminée, soit à la demande du membre concerné, soit par le collège, à la majorité des trois quarts des autres membres, sur proposition de l'un d'entre eux.
Il est mis fin aux fonctions d'un membre du collège, dans les formes prévues pour sa nomination, soit en cas de démission, soit sur proposition du président ou d'un tiers des membres du collège, après délibération à la majorité des trois quarts des membres du collège autres que l'intéressé, constatant un manquement grave à ses obligations légales ou une incapacité définitive empêchant la poursuite de son mandat.
Cette délibération ne peut intervenir qu'après que l'intéressé a été en mesure de produire ses observations dans un délai qui ne peut être inférieur à une semaine. Le vote a lieu à bulletin secret hors la présence de l'intéressé.
L'information relative à la démission ou à la délibération proposant qu'il soit mis fin aux fonctions d'un membre du collège est transmise à l'autorité de nomination.

Secrétariat du collège

Le secrétaire du collège est un agent du Haut Conseil désigné par le président. Il est chargé de préparer les convocations, la mise en forme des dossiers des séances, la rédaction et la diffusion des procès-verbaux des séances du collège.
Le procès-verbal de chaque séance est approuvé par le collège à la séance suivante. Le procès-verbal et les délibérations, ainsi que tout acte, document ou correspondance adoptés par le collège sont signés par le président.
Celui-ci peut rectifier d'office toute délibération adoptée par le collège qui serait entachée d'une simple erreur ou d'une omission matérielle, lorsque celle-ci est sans incidence sur le sens et la portée de la délibération.
Les délibérations sont publiées sur le site internet du Haut Conseil, dans le respect des secrets protégés par la loi et les règlements. Les exemplaires originaux des procès-verbaux et des délibérations sont conservés et archivés par le secrétariat général.