Chaque collège se réunit sur convocation du Défenseur des droits, dans un délai qui, sauf urgence, ne peut être inférieur à quinze jours.
L'ordre du jour des séances est fixé par le Défenseur des droits. Il est transmis aux membres du collège concerné, sauf urgence, trois jours au moins avant la séance.
Les délibérations et autres documents soumis à consultation, établis sous la responsabilité du secrétaire général, sont transmis par le Défenseur des droits aux membres du collège concerné, sauf urgence, cinq jours au moins avant la séance.
Les convocations, ordres du jour, délibérations et documents soumis à consultation peuvent être adressés par tout moyen aux membres des collèges.

Les séances des collèges ne sont pas publiques.
Les membres des collèges sont astreints au secret professionnel pour les faits, actes ou renseignements dont ils ont connaissance en raison de leur participation aux débats et travaux des collèges.

Un collège ne peut valablement délibérer que si au moins la moitié de ses membres ayant voix délibérative est présente.
Lorsque ce quorum n'est pas atteint, le Défenseur des droits peut convoquer à nouveau le collège, sur le même ordre du jour, mais à cinq jours au moins d'intervalle. Il peut alors valablement délibérer, quel que soit le nombre des membres présents.

Le Défenseur des droits peut inviter tout agent des services, en fonction de l'ordre du jour, à assister aux réunions d'un collège. Il est soumis au secret professionnel dans les mêmes conditions que les membres des collèges.
Sur proposition du Défenseur des droits, un collège peut procéder à l'audition de toute personne dont la contribution lui paraît utile. Celle-ci est astreinte à un devoir de discrétion quant au contenu des échanges intervenus au cours de cette audition.

Le Défenseur des droits ou, par délégation, son adjoint, vice-président du collège, est président de séance.
Les délibérations et avis des collèges sont adoptés à la majorité des voix des membres présents ayant voix délibérative.
Le vote par procuration n'est pas autorisé. Les votes ont lieu à main levée sauf, le cas échéant, s'agissant d'un vote ayant pour objet la désignation d'une personne. Le scrutin est alors secret.
En cas de partage des voix, celle du ou de la président(e) de séance est prépondérante.

Le secrétaire général ou son représentant assiste aux réunions des collèges. Il en établit le procès-verbal. Il tient un registre des présences et un registre chronologique des délibérations et avis.

A l'exception de l'article 3 et du premier alinéa de l'article 5, les dispositions du présent règlement sont applicables en cas de réunion conjointe de plusieurs collèges dans les conditions prévues par l'article 12 de la loi organique n° 2011-333 du 29 mars 2011.
La réunion des collèges ne peut utilement délibérer que si, d'une part, la moitié du total des membres composant les collèges est représentée et, d'autre part, si chacun des collèges réunis est représenté par au moins un ou une de ses membres.
Lorsque ce quorum n'est pas atteint, le Défenseur des droits peut convoquer à nouveau les collèges, sur le même ordre du jour, mais à cinq jours au moins d'intervalle. Il peut alors valablement délibérer, quel que soit le nombre des membres présents.
Le Défenseur des droits est président de séance.

Si le Défenseur des droits souhaite soumettre aux membres du collège concerné un projet de décision qui ne peut attendre la date programmée de la prochaine réunion, une procédure d'urgence de consultation par tout moyen utile est mise en œuvre.
Le secrétaire général ou son représentant transmet aux membres du collège concerné le(s) projet(s) de décision(s) par tout moyen utile, leur demandant de réagir dans un délai ne pouvant être inférieur à vingt-quatre heures.
Les observations émises sur le projet par l'un ou l'une des membres sont immédiatement communiquées aux autres membres.
Le quorum est atteint si la moitié au moins des membres du collège a fait part de ses observations.

Dans le mois qui suit la séance d'installation du collège au sein duquel il a été désigné, chaque membre signe une déclaration, d'une part, mentionnant qu'il a pris connaissance des obligations et interdictions fixées par l'article 17 de la loi organique n° 2011-333 du 29 mars 2011 et, d'autre part, récapitulant les intérêts directs ou indirects ainsi que les mandats ou fonctions qu'il détient ou exerce au sein d'une personne morale. Il informe le Défenseur des droits des modifications de situation qui pourraient intervenir en cours de mandat dans le délai d'un mois.
Avant la tenue d'une séance de son collège, il informe le Défenseur des droits par écrit de toute situation ou circonstance de nature à le placer ponctuellement dans une situation de conflit d'intérêts à l'occasion de l'examen d'une délibération et s'abstient de participer au débat et au vote.
Le membre du collège qui décide de s'abstenir n'est pas présent pendant la délibération en cause.
Lorsqu'un membre du collège s'abstient de siéger au motif qu'il s'estime en situation de conflit d'intérêts, il en est fait mention au procès-verbal de la réunion.