Au moment de la visite d'embauchage, le médecin du travail constitue un dossier médical, qui est complété après chaque examen médical ultérieur, toutes dispositions étant prises pour assurer le secret médical et l'inviolabilité du fichier tenu par le médecin.

Lorsqu'un agent en fait la demande, un double de ce dossier est remis à son médecin traitant.

Lorsque l'intéressé quitte l'établissement ou le syndicat, un double du dossier médical peut être remis, avec son accord, au médecin chargé de la protection médicale du personnel dans sa nouvelle affectation.

En cas de refus de cet accord, l'état des vaccinations pratiquées et les résultats des tests tuberculiniques doivent cependant être transmis.

Le médecin du travail établit, à l'issue de chacun des examens médicaux prévus aux articles R. 242-15, R. 242-17 et R. 242-18, une fiche d'aptitude, dans la forme prévue par arrêté du ministre chargé de la santé et du ministre chargé du travail.

Cette fiche ne doit contenir aucun renseignement sur la nature des affections dont l'intéressé serait ou aurait été atteint, mais mentionner seulement les contre-indications ou les recommandations concernant l'affectation éventuelle à certains postes de travail.

Elle est établie en double exemplaire, dont l'un est remis à l'agent et l'autre conservé dans son dossier administratif.