Huit jours au moins avant chaque réunion de négociation, le directeur général de Voies navigables de France adresse une convocation à chacune des organisations syndicales représentatives dans l'établissement par l'intermédiaire de leurs délégués syndicaux mentionnés au dernier alinéa du I de l'article L. 4312-3-2.

A cette convocation sont joints les documents d'information utiles à la tenue de la négociation ainsi que, le cas échéant, un relevé des positions exprimées par chacune des parties lors de la réunion précédente.

A compter de la réception de la convocation à une réunion, les organisations syndicales représentatives communiquent au directeur général de Voies navigables de France l'identité des membres de leur délégation au plus tard trois jours avant la date de la réunion. Dans le même délai, ces organisations syndicales peuvent en outre désigner un expert parmi les agents de droit public de Voies navigables de France.