Le préfet du département dans lequel l'entreprise ou l'établissement est ou sera implanté instruit la demande et délivre la carte de commerçant. A défaut d'installation du siège de l'entreprise en France, si plusieurs établissements sont ou doivent être implantés simultanément dans différents départements, la demande est instruite par le préfet du département d'installation de l'établissement principal.

Les documents justificatifs établis dans une langue étrangère sont remis à l'administration accompagnés de leur traduction en français effectuée aux frais du demandeur. Le préfet accuse réception du dépôt de la demande, lorsque celle-ci comporte l'ensemble des pièces nécessaires à son instruction, dont la liste est fixée par arrêté conjoint du ministre de l'intérieur, du ministre des affaires étrangères et du ministre chargé du commerce et de l'artisanat.

Lorsque le dossier ne comporte pas l'ensemble des pièces nécessaires, le préfet délivre un récépissé, transmis par l'intermédiaire des services diplomatiques, ou consulaires lorsque la demande a été adressée par cette voie, et mentionnant les pièces manquantes ainsi que le délai dans lequel elles doivent être fournies.

Si le dossier n'est pas complété dans le délai imparti, la demande est caduque.