Les enseignants-chercheurs qui soumettent leur demande de congé au conseil national des universités doivent déclarer et enregistrer leur candidature dans le domaine applicatif NAOS via le portail GALAXIE des personnels de l'enseignement supérieur conformément au calendrier prévu à l'article 9 du présent arrêté.

Ils doivent également télécharger dans le domaine applicatif leur projet ainsi que tout document qui serait demandé par la section du conseil national des universités dont ils relèvent.