Préalablement à l'engagement d'une dépense susceptible de bénéficier d'une aide à la transformation, les syndicats professionnels représentant nationalement les débitants de tabac transmettent à la direction générale des douanes et droits indirects, par courrier recommandé avec accusé de réception, les éléments relatifs aux étapes 1° à 5°) de l'appel d'offres mentionnés à l'article 1er ainsi que les éléments prévisionnels de dépense matérialisés par les propositions de devis ou de contrat.

La direction générale des douanes et droits indirects étudie ces éléments et notifie par courrier recommandé avec accusé de réception aux syndicats professionnels représentant nationalement les débitants de tabac, l'éligibilité totale ou partielle, ou la non éligibilité de ces dépenses à l'aide.