L'échange de données et de documents électroniques s'opèrent entre les ordonnateurs et les comptables des organismes publics visés à l'article 1er en respectant une norme informatique dénommée "protocole d'échange standard d'Hélios" à partir de ses versions 2 et suivantes, qui est actualisée en fonction de l'évolution des technologies et des besoins d'échange.

Le représentant légal de l'organisme public souhaitant adhérer à ce protocole complète, signe et transmet à son comptable public un formulaire d'adhésion au protocole d'échange standard conforme au modèle figurant en annexe n° 2 du présent arrêté (annexe non reproduite, consulter le fac-similé) à l'issue du processus de validation fonctionnelle et sur la base d'un accord préalable de la Direction générale des finances publiques (DGFiP).

Cette décision d'adhésion, ainsi formalisée, mentionne notamment :

a) La date de mise en oeuvre du protocole d'échange standard dans ses versions 2 et suivantes par l'organisme public pour les transmissions de fichiers à l'application Hélios de la DGFiP ;

b) La nature et les caractéristiques des données et des documents transmis par la voie électronique ;

c) La modalité de transmission retenue, et en particulier le recours ou non à un dispositif de transmission homologué pour l'envoi des données et des documents électroniques au système Hélios, ainsi que la réception de données électroniques en provenance du système Hélios ;

d) La possibilité, pour la collectivité ou l'établissement, de renoncer à l'échange des données et documents dématérialisés conformément à la norme du protocole d'échange standard d'Hélios, et les modalités de mise en oeuvre de cette renonciation.

La validité juridique des mandats de dépenses, des titres de recettes et des bordereaux de mandats de dépenses et de titres de recettes dématérialisés résulte de l'utilisation du protocole d'échange standard d'Hélios dans ses versions 2 et suivantes ainsi que de la signature électronique de l'ordonnateur ou de son représentant dans les conditions prévues à l'article 5.

En signant le formulaire d'adhésion au protocole d'échange standard d'Hélios prévu à l'article 2 du présent arrêté, l'ordonnateur d'un organisme public visé à l'article 1er s'engage à respecter les formats techniques du protocole d'échange standard tels qu'ils sont publiés.

I. - En application de l' article D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales , la signature électronique des fichiers de données et de documents électroniques transmis au comptable est effectuée par l'ordonnateur ou son délégataire au moyen :

- soit d'un certificat garantissant notamment son identification et appartenant à l'une des catégories de certificats visées par l'arrêté du ministre de l'économie et des finances en date du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics (NOR : EFIM1222915A) ;

- soit du certificat de signature " DGFiP " délivré gratuitement par la direction générale des finances publiques aux ordonnateurs des organismes publics visés à l'article 1er du présent arrêté ou à leurs délégataires qui lui en font la demande.

II. - Chaque organisme mentionné à l'article 1er du présent arrêté choisit de recourir à l'un ou l'autre de ces certificats énumérés au I du présent article.

La signature électronique de l'ordonnateur est portée, selon les modalités prévues à l'article 4 du présent arrêté, soit sur chaque bordereau de mandats de dépenses et chaque bordereau de titres de recettes, soit sur le fichier contenant de tels bordereaux transmis au comptable public conformément au protocole d'échange standard dans sa version 2 ou dans une version ultérieure. La signature électronique emporte signature de tous les bordereaux de mandats, de tous les bordereaux de titres et les effets mentionnés par les alinéas 2 et 3 de l'article D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales.

En cas de signature électronique d'un fichier comportant à la fois de tels bordereaux et des pièces justificatives de mandats ou de titres, le signataire du fichier doit avoir compétence pour attester du caractère exécutoire de chacune de ces pièces. Dans le cas contraire, la signature de la certification du caractère exécutoire devra être transmise avec la pièce justificative électronique.

La transmission au comptable public par l'ordonnateur ou son représentant de fichiers aller recette et dépense, signés électroniquement dans les conditions fixées à l'article 4, conformément au protocole d'échange standard dans ses versions 2 et suivantes, dispense l'ordonnateur ou son représentant de produire les mandats de dépenses, les titres de recettes, les bordereaux de mandats et les bordereaux de titres sur support papier au comptable public. Dans le respect des dispositions du présent arrêté, ces données électroniques ont un caractère probant tant à l'égard du comptable public, que de la chambre régionale des comptes, d'autres juridictions ou des tiers.

Le comptable public peut suspendre les effets de l'adhésion au protocole d'échange standard d'Hélios d'un ordonnateur optant pour la dématérialisation avec signature électronique lorsqu'il constate, directement ou indirectement, des altérations graves des données et des documents dématérialisés échangés ou lorsqu'il est empêché d'accéder aux données et documents électroniques transmis par l'ordonnateur.

Toute suspension fait l'objet d'une notification à l'ordonnateur, qui procède, dès sa réception, à la reprise de la transmission de ses pièces concernées sur support papier. Dans cette même hypothèse, l'ordonnateur assure l'envoi des données comptables de prise en charge au moyen de l'un des protocoles informatiques définis aux chapitres 1er et 2 du présent arrêté, mais doit transmettre au comptable les mandats de dépenses, les titres de recettes, leurs pièces justificatives et les bordereaux récapitulant ces mandats et ces titres sur support papier.