L'échange de données et de documents électroniques peut s'opérer entre les ordonnateurs et les comptables des collectivités territoriales et des établissements publics locaux en respectant une norme informatique dénommée « protocole d'échange standard d'Hélios », qui est actualisée en fonction de l'évolution des technologies et des besoins d'échange.
Le représentant légal de la collectivité territoriale ou de l'établissement public local souhaitant adhérer à ce protocole complète, signe et transmet à son comptable public un formulaire d'adhésion au protocole d'échange standard conforme au modèle figurant en annexe n° 2 du présent arrêté.
Cette décision d'adhésion, ainsi formalisée, mentionne notamment :
a) La date de mise en oeuvre du dispositif d'échange de données et de documents électroniques entre l'ordonnateur et le comptable concernés ;
b) La nature et les caractéristiques des données et des documents transmis par la voie électronique ; concernant la prise en charge comptable, le choix du caractère probant des données électroniques se substituant dès lors aux documents sur support papier, pour les mandats, les titres, les bordereaux de dépense ou les bordereaux de recette ;
c) Les modalités de transmission retenues, et en particulier le recours ou non à un dispositif de transmission homologué pour l'envoi des données et des documents électroniques au système Hélios, ainsi que la réception de données électroniques en provenance du système Hélios ;
d) La possibilité, pour la collectivité ou l'établissement, de renoncer à l'échange des données et documents dématérialisés conformément à la norme du protocole d'échange standard d'Hélios, et les modalités de mise en oeuvre de cette renonciation.
La validité juridique des mandats de dépenses, des titres de recettes et des bordereaux de mandats de dépenses et de titres de recettes dématérialisés résulte de l'utilisation du protocole d'échange standard d'Hélios dans ses versions 2 et suivantes ainsi que de la signature électronique de l'ordonnateur.

En signant le formulaire d'adhésion au protocole d'échange standard d'Hélios prévu à l'article 2 du présent arrêté, l'ordonnateur de la collectivité territoriale ou de l'établissement public local s'engage à respecter les formats techniques du protocole d'échange standard tels qu'ils sont publiés.

En application de l'article D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales, la signature électronique des fichiers de données et de documents électroniques transmis au comptable est effectuée par l'ordonnateur au moyen d'un certificat garantissant notamment son identification et appartenant à l'une des catégories de certificats visées par l'article 6 de l'arrêté du 28 août 2006 pris en application du I de l'article 48 et de l'article 56 du code des marchés publics et relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics formalisés.

La signature électronique de l'ordonnateur est portée, selon les modalités prévues à l'article 4 du présent arrêté, soit sur chaque bordereau de mandats de dépenses et chaque bordereau de titres de recettes, soit sur le fichier contenant de tels bordereaux transmis au comptable public conformément au protocole d'échange standard dans sa version 2 ou dans une version ultérieure. Dans ce dernier cas, la signature emporte signature de tous les bordereaux de mandats, de tous les bordereaux de titres et de toutes les autres pièces enregistrées en son sein conformément à l'article D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales.
En cas de signature électronique d'un fichier comportant à la fois de tels bordereaux et des pièces justificatives de mandats ou de titres, le signataire du fichier doit avoir compétence pour attester du caractère exécutoire de chacune de ces pièces. Dans le cas contraire, la signature de la certification du caractère exécutoire devra être transmise avec la pièce justificative électronique.
La transmission par un ordonnateur, sous forme de données électroniques authentifiées par une signature électronique dans les conditions fixées à l'article 4 du présent arrêté, de mandats de dépenses, de titres de recettes, de pièces les justifiant et de bordereaux de mandats et de titres dispense l'ordonnateur de produire ces mêmes documents sur support papier. Dans le respect des dispositions du présent arrêté, ces données électroniques ont un caractère probant tant à l'égard du comptable public que de la chambre régionale des comptes.

Le comptable public peut suspendre les effets de l'adhésion au protocole d'échange standard d'Hélios d'un ordonnateur optant pour la dématérialisation avec signature électronique lorsqu'il constate, directement ou indirectement, des altérations graves des données et des documents dématérialisés échangés ou lorsqu'il est empêché d'accéder aux données et documents électroniques transmis par l'ordonnateur.
Toute suspension fait l'objet d'une notification à l'ordonnateur, qui procède, dès sa réception, à la reprise de la transmission de ses pièces comptables et justificatives sur support papier. Dans cette même hypothèse, l'ordonnateur peut assurer l'envoi des données comptables de prise en charge au moyen de l'un des protocoles informatiques définis aux chapitres 1er et 2 du présent arrêté, mais doit transmettre au comptable les mandats de dépenses, les titres de recettes et les bordereaux récapitulant ces mandats et ces titres sur support papier.