Les entreprises ferroviaires formalisent les processus internes pour l'élaboration, la diffusion et la tenue à jour des consignes et instructions opérationnelles à caractère permanent ou temporaire, à l'usage de leurs agents exerçant des fonctions de sécurité.

Les processus d'élaboration et de mise à jour des documents à caractère permanent comportent les phases suivantes, à compter de la réception des textes mentionnés au premier alinéa de l'article 7 fournis par RFF :

- élaboration par l'entreprise ferroviaire d'une version française des documents ; si la langue de travail de l'entreprise ferroviaire n'est pas le français, celle-ci doit faire effectuer, à ses frais, une traduction de ces documents ;

• prise en compte de la réglementation applicable et des systèmes de gestion du trafic, des circulations et des installations techniques et de sécurité du réseau ;
• approbation par l'entreprise ferroviaire, diffusion et formation des agents concernés.

Les dispositions particulières concernant la documentation à l'usage des agents exerçant des fonctions de sécurité à bord des trains sont reprises en annexe 1.