L'entretien professionnel est conduit par le supérieur hiérarchique direct, détenteur d'un grade et d'un niveau de responsabilité supérieurs à ceux de l'agent reçu en entretien.
Le compte rendu de l'entretien professionnel mentionne, outre l'identité de l'agent, son grade et son échelon, la description du poste qu'il occupe et des missions qui lui sont confiées. Il précise notamment si l'agent assume des fonctions d'encadrement.