La nomenclature interne « procédure de numérisation des documents constitutifs du dossier agent » précise :

- les différents acteurs du processus de numérisation, leurs rôles et responsabilités respectives ;
- les documents concernés par la numérisation ;
- la description des outils, logiciels et matériels utilisés pour la numérisation et l'archivage ainsi que leur paramétrage ;
- les modalités concrètes des opérations de numérisation, depuis la collecte des documents sur support papier jusqu'à leur intégration dans le dossier numérique ;
- les opérations de contrôles effectuées aux différents stades du processus de numérisation avant leur élimination et les mesures correctives mises en place.

Cette procédure est validée par la direction des archives.