Toute demande de délivrance d'agrément est adressée à l'EPSF, sous pli recommandé ou remis en main propre avec accusé de réception, en deux exemplaires rédigés en français, un en version papier et un en version électronique, de façon à vérifier la satisfaction par le demandeur des conditions de délivrance prévues aux articles 4 à 7 du présent arrêté.

Au plus tard dans les sept jours suivant leur réception postale ou leur remise en main propre, l'EPSF accuse réception des demandes qui lui sont adressées conformément aux dispositions prévues à l'article 1er du décret du 6 juin 2001 susvisé. S'il est constaté que la demande ne comporte pas toutes les pièces prévues par les articles 4 à 6 du présent arrêté, l'EPSF sollicite la production des pièces manquantes auprès du demandeur, dans le mois suivant l'envoi de l'accusé de réception précité, aux dispositions de l'article 2 du décret du 6 juin 2001 précité.
En cours d'instruction, l'EPSF peut solliciter auprès du demandeur toutes précisions ou tous compléments d'information qui lui paraissent utiles. Cette démarche ne suspend pas le délai d'instruction de deux mois qui court à compter, selon le cas, soit de la date d'envoi par l'EPSF de l'accusé de réception, soit de la date de réception des pièces complémentaires sollicitées en application de l'alinéa précédent.
A l'issue de l'instruction de la demande, l'EPSF notifie sa décision au demandeur par courrier recommandé ou remis en main propre avec accusé de réception. En cas de refus ou de réserves à la délivrance ou au renouvellement de l'agrément sollicité, l'EPSF motive sa décision.

La demande d'agrément doit permettre d'établir que son demandeur possède la capacité technique et professionnelle lui permettant d'exercer valablement ses missions au vu notamment des connaissances, de l'expérience et de l'organisation mise en place pour garantir la qualité des missions d'évaluation envisagées, notamment en matière de vérification de la cohérence globale des systèmes ou sous-systèmes évalués, ainsi que son objectivité et son indépendance lors de leur réalisation.
A cette fin, le dossier de demande d'agrément comprend :

1. Pour un expert :
   a) Un document attestant son identité, son adresse et sa nationalité ;
   b) Son curriculum vitae indiquant notamment sa formation et ses qualifications professionnelles, son expérience en matière de conception et de réalisation de système ou sous-système ferroviaire ainsi qu'un document décrivant l'organisation, le fonctionnement et les moyens techniques mis en oeuvre, pour assurer en permanence la qualité des missions d'évaluation qu'il se propose d'effectuer ;
   c) Les modalités de contrôle par le demandeur de ses sous-traitants éventuels ;
   d) Son engagement à ne pas accepter de mission d'évaluation de systèmes ou sous-systèmes dans la conception, la fabrication, la construction, la commercialisation desquels il serait amené à intervenir, directement ou indirectement.
2. Pour un organisme :
   a) Son statut juridique, l'objet de son activité, l'année de sa création, son rattachement éventuel à une autre entité et son positionnement au sein de celle-ci, un organigramme à jour et une copie de l'extrait de K bis ou d'un document équivalent ;
   b) Les attestations d'accréditation délivrées par le Comité français d'accréditation (COFRAC) ou par tout autre organisme signataire de l'accord de reconnaissance multilatéral établi dans le cadre de la coordination européenne des organismes d'accréditation selon la norme ISO/CEI/17020, type A ou selon la norme NF EN 45011 pour l'« examen de la conception » ;
   c) Les modalités de contrôle par le demandeur de ses sous-traitants éventuels.
   Lorsque le demandeur sollicite l'agrément en vue d'évaluer la conception et la réalisation de projets relevant d'un ou plusieurs des sous-systèmes suivants :
   ― infrastructure ;
   ― contrôle commande et signalisation ;
   ― énergie ;
   ― matériel roulant à l'exclusion des wagons de marchandises ;
   ― wagons de marchandises,
   l'examen des conditions prévues au b des 1 et 2 ci-avant tient compte exclusivement des éléments nécessaires à ces évaluations. L'agrément délivré mentionne alors les sous-systèmes pour lesquels il est délivré.
   Dans le présent arrêté, les sous-systèmes « infrastructure », « contrôle commande et signalisation », « énergie », et « matériel roulant » s'entendent de ceux définis aux annexes II des directives 96/48/CE et 2001/16/CE susvisées.
   Lorsqu'un expert ou organisme qualifié titulaire d'un agrément pour évaluer des projets relevant d'un ou plusieurs sous-systèmes sollicite le bénéfice d'un agrément pour des projets relevant de nouveaux sous-systèmes. L'octroi de cette demande ne modifie pas la durée de l'agrément initialement accordé.

La demande d'agrément doit également permettre d'établir que l'expert ou les personnes physiques qui assurent la direction permanente et effective de l'organisme qualifié n'ont pas fait l'objet :
a) D'une procédure collective ;
b) D'une condamnation définitive mentionnée au bulletin n° 2 du casier judiciaire, ou sur une pièce équivalente et entraînant une interdiction d'exercer une profession commerciale ou industrielle ;
c) D'une condamnation prononcée en récidive mentionnée au bulletin n° 2 du casier judiciaire ou sur une pièce équivalente, dans le domaine régi par la législation des transports, le droit social ou le droit du travail.
A cette fin, le dossier de demande doit comporter les pièces mentionnées aux b et c ci-dessus, ainsi qu'une attestation du tribunal de commerce dans le ressort duquel est situé le siège du demandeur, montrant qu'il n'a fait, au jour de l'établissement de cette attestation, l'objet d'aucune procédure collective.
La demande d'agrément doit comporter en outre une copie de la police d'assurance en responsabilité civile souscrite par le demandeur établissant une couverture financière suffisante des risques liés aux missions d'évaluations envisagées et à leurs conséquences.

La demande d'agrément doit également comporter l'engagement du demandeur :
a) De communiquer à l'EPSF :
― sans délai, toutes informations susceptibles de remettre en cause les conditions de délivrance de l'agrément, notamment des changements significatifs de son organisation ou les modifications, suspensions, ou retraits de ses accréditations ;
― tous les ans, un rapport d'activité précisant notamment les missions d'évaluation effectuées ainsi que les évolutions intervenues dans son organisation, ses moyens humains et matériels et les compétences dont il dispose en propre ou par le biais de la sous-traitance ;
b) De préserver, sous réserve des dispositions précédentes, les informations à caractère confidentiel dont il a connaissance dans le cadre de ses interventions.

Lorsque la demande vise au renouvellement d'un agrément en cours de validité, celle-ci est sollicitée et instruite par l'EPSF dans les conditions prévues aux articles 2 et 3 du présent arrêté. Le dossier de demande de renouvellement de l'agrément comprend :
a) Une présentation des missions d'évaluation que le demandeur a effectuées ou qui sont en cours ;
b) Un récapitulatif des évolutions significatives de ses moyens et de son organisation interne intervenues sous l'empire de l'agrément en cours, susceptibles d'affecter ses compétences techniques et professionnelles ;
c) La production de l'attestation d'accréditation en cours de validité mentionnée au b du 2 de l'article 4 ainsi que l'engagement prévu à l'article 6.