Un système de gestion dénommé ITAC (informatisation des traitements administratifs des COTOREP) est créé dans les directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi, destiné aux secrétariats de COTOREP (commission technique d'orientation et de reclassement professionnel).
Ce système a pour finalités :

• l'instruction des demandes ;
• le suivi des décisions ;
• la production de statistiques relatives à la population concernée.

Les catégories d'informations traitées et relatives à l'adulte handicapé concernent :

• son état civil : nom de naissance, nom marital, prénom, date de naissance, lieu de naissance, sexe, nationalité ; la notion de nationalité ne sera recueillie que sous la forme français, ressortissant C.E.E., étranger ;
• sa situation familiale ;
• son adresse : numéro, rue, numéro département, code commune, code postal, numéro de téléphone ;
• le type de demande qu'il a formulé : numéro de dossier, numéro de demande unique, code type de demande, numéro d'agent, date de demande, code de renouvellement ;
• ses numéros d'identification : numéro national d'identification ou à défaut numéro délivré par l'organisme de sécurité sociale. Il ne sera utilisé que dans les correspondances avec les organismes de sécurité sociale et de prévoyance, eux-même habilités en application du décret du 3 avril 1985 à faire usage de ce numéro, numéro de caisse d'allocations familiales, numéro de D.A.S.S.-département, numéro d'allocataire Assedic, numéro de dossier Cotorep ;
• sa situation financière : numéro de la classe de ressources, libellé de la classe de ressources ;
• les codes concernant son niveau d'étude, sa formation professionnelle et sa situation professionnelle : numéro d'expérience individuelle, numéro de niveau, numéro de branche de formation, numéro d'antécédent professionnel et zone permettant de donner des informations complémentaires sur le niveau de formation et l'antécédent professionnel ;
• l'origine de son handicap : numéro d'origine de handicap, libellé de l'origine ;
• le type de son handicap : numéro du type de handicap, libellé du type de handicap.

Ces deux informations ne sont pas visualisables directement à partir du système informatique.
D'autres informations d'aide à la gestion, au suivi des dossiers et à l'information des intéressés peuvent également figurer dans certains fichiers, notamment celles relatives :

• aux conclusions des commissions : numéro de dossier, numéro de demande unique, numéro de conclusion, code type de réunion, numéro de motivation, numéro type de précision, numéro de réunion (AN + NUM), date d'effet de conclusion, durée de la conclusion, date de fin de validité, recours, montant de la prime de reclassement, taux d'invalidité, nom et adresse de l'adulte handicapé à contacter ;
• ou encore celles relatives au suivi des placements : numéro de dossier, numéro de demande unique, code type de demande, numéro de conclusion, numéro d'établissement, cette dernière information renvoyant à un fichier d'établissements indiquant pour chacun d'eux leur localisation, leur activité et les places disponibles.

Les informations relatives à l'adulte handicapé regroupées dans le fichier Dossier et relatives à son état civil, sa situation familiale, son adresse, le type de demande qu'il a formulé, ses numéros d'affiliation à des organismes sociaux, sa situation financière, sa formation, le type et l'origine de son handicap seront conservées pendant la durée nécessaire à l'instruction complète du dossier.
En historique (fichier Historique) ne seront transférés que le numéro de dossier et les demandes sur lesquelles il a été statué. Dès lors, le fichier Dossier correspondant enrichi des informations concernant les décisions de la commission ne sera plus actif, mais réactivable si nécessaire par le biais du numéro de dossier de l'adulte handicapé.
Les informations contenues dans le fichier Historique seront conservées tant qu'il existe une ou plusieurs demandes ayant fait l'objet d'une décision encore effective et potentiellement révisable. Si l'intéressé ne formule aucune demande dans un délai de trois ans à compter de la date de fin d'effectivité des décisions le concernant, ces informations seront tranférées dans un fichier Archive. Les informations relatives à chaque type de demande seront conservées durant la durée d'effectivité de la décision, durée fixée par la Cotorep conformément aux dispositions de l'article D 323-3-15 du code du travail et de l'article 4 du décret n° 85-530 du 17 mai 1985 relatifs à l'attribution de l'allocation aux adultes handicapés.
Les informations contenues dans le fichier Suivi seront conservées tant que la décision de placement en établissement ne sera pas effective.
Dans le fichier Archive seront conservés le numéro de dossier, les nom, prénoms et date de naissance de l'adulte handicapé pour une durée limitée à dix ans. Dès lors, l'ensemble des informations contenues dans les autres fichiers seront détruites.
L'ensemble des informations contenues dans ces fichiers seront détruites dans un délai maximal d'un an après la connaissance du décès de l'intéressé.

Les traitements automatisés, dans les départements où ils sont mis en oeuvre, seront effectués sur les ordinateurs installés dans les locaux des directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi, communs à ITAC et à d'autres applications du ministère de l'emploi et de la solidarité.
Les postes de travail des maisons départementales des personnes handicapées (MDPH) actuellement raccordés au réseau de transmission de données du ministère de l'emploi accéderont da façon chiffrée aux serveurs ITAC des directions régionales du travail et de l'emploi via le réseau d'interconnexion du ministère. Les postes de travail des maisons départementales des personnes handicapées extérieurs au réseau de transmission de données du ministère de l'emploi utiliseront l'infrastructure de réseau chiffré de l'éducation nationale jusqu'au point d'entrée sécurisé du réseau du ministère.
La sécurité et la confidentialité des données traitées par le personnel désigné par le directeur de la maison départementale des personnes handicapées seront assurées au moyen de contrôle d'accès logique : identification et authentification des utilisateurs, et chiffrement des données avant qu'elles ne transitent sur le réseau général.
Des informations relatives aux conditions de connexion / déconnexion des utilisateurs (nom, date et heure de connexion / déconnexion) seront regroupées dans un fichier journal sur le serveur régional.

Le secrétariat de Cotorep est directement destinataire des informations individuelles contenues dans les fichiers, à l'exception des données concernant le type et l'origine du handicap.

Les organismes débiteurs de prestations (les caisses d'allocations familiales, les organismes d'assurance maladie, les caisses de mutualité sociale agricole, les directions départementales de l'action sanitaire et sociale, les directions départementales du travail et de l'emploi et les départements) et les organismes ou établissements de placement (l'institution mentionnée à l'article L. 5312-1 du code du travail, les centres d'aide par le travail, les ateliers protégés, les foyers d'hébergement) et de formation (les centres de rééducation professionnelle) peuvent être destinataires, dans la limite de leurs attributions définies par la loi n° 75-534 du 30 juin 1975, de certaines de ces informations individuelles.

Les informations relatives au type et à l'origine du handicap feront l'objet d'un traitement statistique anonyme.

L'ensemble des statistiques sera destiné aux autorités de tutelle, au secrétariat de la Cotorep et, à leur demande, aux organismes débiteurs de prestations ou chargés du reclassement professionnel.

Les personnels informatiques compétents auront accès au fichier journal concernant les utilisateurs de l'application : il s'agit des agents de traitement, des équipes informatiques régionales et des personnels de la plate-forme de services nationaux.

Les informations nominatives concernant les utilisateurs seront conservées pendant la durée nécessaire au traitement des différentes demandes de connexion : connexion acceptée en horaire normal, connexion acceptée hors horaire normal, connexion refusée. L'utilisation de ces informations nominatives pour la gestion des temps de travail sera interdite.

Les règles d'accès à ces informations seront définies dans le cadre d'un document "règles d'éthique" établi en concertation avec les utilisateurs dans la phase de réalisation des fonctions complémentaires d'ITAC.

Le droit d'accès prévu par l'article 34 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés s'exerce auprès du directeur de la maison départementale des personnes handicapées dont relève la résidence de l'usager.
Conformément à l'article 40 de la loi susvisée, les informations à caractère médical seront communiquées sous forme intelligible à l'intéressé par l'intermédiaire du médecin qu'il aura désigné à cet effet.
Le secrétariat de la Cotorep, et notamment son équipe médicale, est astreint au secret professionnel (art. 226-13 et 226-14 du code pénal).

Le délégué à l'emploi, le directeur de l'action sociale et les préfets de département sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.