Sans préjudice des dispositions prévues à l'article R. 231-52-16 du code du travail, les organismes agréés visés par le présent titre conservent les dossiers de déclarations dans des conditions telles que les informations relevant du secret industriel et commercial ne soient accessibles qu'à des membres qualifiés de leur personnel astreints au secret professionnel conformément à l'article R. 231-52-17 et dont la liste et les références sont portées à la connaissance du ministre chargé du travail.

Pour les substances déclarées en application de l'article R. 231-52-3 et des I et II de l'article R. 231-52-4, l'organisme agréé prévu au I de l'article R. 231-52 effectue une évaluation des risques conformément aux principes généraux énoncés par la directive n° 93-67 (C.E.E.) de la commission du 20 juillet 1993 susvisée. Cette évaluation est mise à jour en tant que de besoin.

Si l'organisme agréé prévu au I de l'article R. 231-52, sur une question particulière concernant la déclaration d'une substance, consulte un organisme extérieur, il en fait mention dans les avis qu'il adresse au ministre chargé du travail en application du dernier alinéa des articles R. 231-52-13 et R. 231-52-14 du code du travail. Il s'assure en outre que l'organisme extérieur ne divulgue aucun secret de fabrication.
Les avis adressés au ministre chargé du travail sont paraphés par le responsable de l'organisme agréé ou par des membres de son personnel désignés par lui dont les noms sont portés préalablement à la connaissance du ministre.

Lorsque l'examen des dossiers de déclarations effectuées en application des I et II de l'article R. 231-52 est achevé, les organismes agréés conservent et classent l'ensemble des dossiers de telle sorte qu'ils ne soient directement accessibles qu'à des membres de leur personnel désignés pour en assurer la garde. Les organismes agréés peuvent toutefois les compléter par tout document dont ils ont connaissance se rapportant à la substance ou la préparation en cause.

Les organismes agréés établissent chaque année et adressent au ministre chargé du travail un bilan de leur activité comprenant notamment :
- un relevé statistique d'activité dans leurs domaines respectifs :
nombre de dossiers reçus répartis par catégories ;
nombre de recours formulés ;
en ce qui concerne les substances, nombre d'avis transmis ;
nombre de demandes de renseignements par catégories ;

• un exposé des faits saillants ;
• des propositions éventuelles pour améliorer l'efficacité des procédures.