Lorsque l'examen des dossiers de déclarations effectuées en application des I et II de l'article R. 231-52 est achevé, les organismes agréés conservent et classent l'ensemble des dossiers de telle sorte qu'ils ne soient directement accessibles qu'à des membres de leur personnel désignés pour en assurer la garde. Les organismes agréés peuvent toutefois les compléter par tout document dont ils ont connaissance se rapportant à la substance ou la préparation en cause.