Les pièces à fournir au préfet de région par les collectivités territoriales ou leurs groupements sont :

- une description de l'ouvrage imprimé ou manuscrit ou du document graphique à restaurer, de son état de conservation, du projet de restauration et de ses objectifs ;
- un devis de restauration, détaillant la nature des opérations, les protocoles de traitement, les produits et matériaux utilisés, le temps d'intervention et le coût horaire HT pour chaque opération ;
- des photographies de l'ouvrage imprimé ou manuscrit ou du document graphique.