La collectivité ou le groupement de collectivités responsable qui effectue une demande de classement, de renouvellement ou de changement de catégorie de son établissement adresse au préfet de région un dossier comprenant un questionnaire rempli, le projet d'établissement,la ou les délibérations de la ou des collectivités territoriales ou groupement de collectivités concernés, et des pièces complémentaires à la demande du préfet de région. La composition du dossier figure en annexe 1 du présent arrêté. Lorsque le dossier est complet, le préfet de région délivre un accusé de réception dont la date constitue le point de départ de la procédure. Le dossier, accompagné de l'avis de la direction régionale des affaires culturelles, est transmis au ministre chargé de la culture afin qu'il prenne sa décision.

Dans le cadre d'une mission d'inspection, telle que prévue à l'article R. 461-4 du code de l'éducation susvisé, des pièces supplémentaires peuvent être demandées à la collectivité ou au groupement de collectivités par les services du ministère de la culture.