La collectivité ou le groupement de collectivités responsable qui effectue une demande de classement, de renouvellement ou de changement de catégorie adresse au préfet de région un dossier comprenant un questionnaire rempli, le projet d'établissement et la ou les délibérations de la ou des collectivités territoriales ou groupement de collectivités concernés.
Lorsque le dossier est complet, le préfet de région délivre un accusé de réception dont la date constitue le point de départ de la procédure. Le dossier, accompagné de l'avis de la direction régionale des affaires culturelles, est transmis au ministre chargé de la culture afin qu'il prenne sa décision.