Le présent arrêté, pris en application de l'article 9 du décret n° 2011-675 susvisé, détermine les modalités de création et de passage à la gestion sur support électronique des dossiers individuels des agents de droit public et assimilés de la Caisse des dépôts et consignations.
La gestion et l'accès sur support électronique des dossiers individuels sont régis par les dispositions du décret n° 2011-675 et du présent arrêté.

La gestion sur support électronique mise en place s'applique aux documents énumérés à l'annexe de l'arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique.
La gestion sur support électronique concerne les dossiers individuels de l'ensemble des personnels de droit public et assimilés de l'établissement public.
La gestion sur support électronique a pour objet de gérer sur support électronique les dossiers individuels des personnels, elle se déroule selon le calendrier de mise en œuvre suivant :

- Les dossiers individuels des personnels de droit public et assimilés sont gérés sur support électronique à compter du 1er mai 2019.

Une notification sera adressée aux agents publics les informant de la dématérialisation de leurs dossiers administratifs
Le comité unique de l'établissement public est tenu informé des systèmes d'information et procédés utilisés pour la création et la gestion sur support électronique des dossiers individuels des agents intéressés.

Lorsque les agents habilités de la direction des ressources humaines de la Caisse des dépôts et consignations chargés de la gestion du dossier créent une copie sur support électronique d'un acte original établi sur support papier, ils utilisent un système de numérisation dans des conditions et sous des formes garantissant sa reproduction à l'identique et la conservation pérenne du document ainsi créé permettant aux agents de la direction des ressources humaines d'assurer la gestion courante du dossier individuel sur support électronique. La copie ainsi établie ne se substitue pas au document original sur support papier.
Au terme de sa numérisation, le document original sur support papier fait l'objet d'un archivage intermédiaire au service des archives de la Caisse des Dépôts.
La direction des ressources humaines de la Caisse des dépôts et consignations est tenue de prendre toute précaution pour préserver la confidentialité des données personnelles ainsi que l'intégrité et la lisibilité du dossier sur support électronique.

Une durée de conservation pour la gestion courante est fixée pour chaque type de document.
Au terme de sa conservation en gestion courante, chaque document fait l'objet soit d'un archivage intermédiaire, soit d'une destruction, selon les indications figurant dans la dernière colonne de la nomenclature annexée à l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé. L'archivage intermédiaire prend fin à l'issue de la durée d'utilité administrative du document, fixée à quatre-vingts ans à compter de la date de naissance de l'agent.
Au terme de leur durée d'utilité administrative, les documents originaux et les copies électroniques font l'objet d'un versement aux archives de la Caisse des dépôts et consignations, ou sont éliminés sous le contrôle de ce service. Les informations sont soumises aux mêmes règles de conservation ou de destruction que les documents auxquels elles sont attachées.
Les observations libres, annexées aux documents en application de l'article 13 du décret du 15 juin 2011 susvisé, sont soumises aux mêmes règles de gestion que les documents qu'elles commentent ou complètent.

Des habilitations sont délivrées par le service en charge de la gestion administrative et de la paye de la Direction des ressources humaines aux agents chargés de la gestion des dossiers désignés à cet effet.

Lorsqu'est rompu le lien statutaire ou contractuel avec l'autorité administrative d'origine, le dossier sur support électronique est transféré à l'autorité administrative d'accueil.
Le dossier électronique est alors détruit dans un délai maximum de 2 mois après réception d'un accusé de réception.