Le président convoque les membres du collège par courrier ou par voie électronique. La convocation est accompagnée de l'ordre du jour, un mois au moins avant le début de la session.

Les membres associés titulaires sont convoqués en même temps que les membres dans les conditions prévues à l'article R. 227-3 du code de l'aviation civile.

En cas d'absence prévisible, les membres du collège en préviennent le secrétaire général dès qu'ils ont connaissance de leur empêchement.

Tout membre associé titulaire se trouvant dans l'impossibilité de participer à la séance à laquelle il est convoqué en informe sans délai le secrétaire général et prend toute disposition utile pour se faire remplacer par l'un de ses suppléants. Il lui communique l'identité de ce suppléant.