L'octroi d'une subvention ou d'une avance est subordonné à la conclusion entre l'Etat et le bénéficiaire d'une convention fixant notamment les conditions d'attribution de l'aide et prévoyant, s'il y a lieu, l'échéancier de remboursement de l'avance et des pénalités applicables.

Le bénéficiaire de l'aide versée par le fonds adresse chaque année, durant la période prévue par la convention, un bilan d'exécution du projet au service juridique et technique de l'information et de la communication. Celui-ci peut contrôler, sur pièces et sur place, l'exactitude des renseignements fournis et vérifier la conformité de l'exécution des projets au regard des engagements pris.