Le remboursement est subordonné à l'établissement, pour chaque véhicule, d'une déclaration du carburant consommé et du kilométrage parcouru pendant l'année, accompagnée des pièces justificatives. Cette déclaration est déposée à partir du 1er janvier de l'année qui suit celle au titre de laquelle le remboursement est demandé, auprès du bureau des douanes et droits indirects désigné dans le département où est situé le siège social ou le domicile de la personne visée à l'article 2.