L'entretien est conduit, pour les professeurs des écoles qui exercent des fonctions d'enseignement relevant de l'enseignement scolaire, par l'inspecteur de l'éducation nationale de la circonscription pour les professeurs affectés dans une école, par le chef d'établissement pour les professeurs affectés dans un établissement d'enseignement du second degré et, pour les autres professeurs des écoles, par le supérieur hiérarchique direct dont ils dépendent au sein du service où ils sont affectés. La date de cet entretien est fixée par le supérieur hiérarchique direct et communiquée à l'agent au moins huit jours à l'avance.

L'entretien donne lieu à un compte rendu établi et signé par le supérieur hiérarchique direct de l'enseignant. Il est communiqué à l'enseignant qui peut y apporter des observations avant de le retourner à son supérieur hiérarchique direct. Le compte rendu est notifié à l'enseignant qui le signe pour attester qu'il en a pris connaissance.