Les candidatures sont adressées au ministre chargé de la culture et transmises au conseil de l'ordre des Arts et des lettres après avoir été soumises, pour avis, au préfet du département dans lequel résident les intéressés.
Chaque candidature est accompagnée d'une notice exposant les motifs qui la justifient et portant l'indication des nom de famille, prénoms, date et lieu de naissance du candidat. Cette notice est, le cas échéant, à la demande du secrétariat du conseil de l'ordre, complétée par un extrait d'acte de naissance avec filiation et une copie de la pièce d'identité de l'intéressé.