Les agents appartiennent à des structures d'emplois qui comprennent un ou plusieurs grades selon leur niveau de recrutement et sont classées en trois catégories dans l'ordre hiérarchique décroissant suivant : catégorie 1, catégorie 2, catégorie 3.
La nomenclature des structures d'emplois, les missions correspondant aux différents emplois afférents, la hiérarchie des grades dans chaque structure d'emplois, le nombre d'échelons et les règles d'évolutions professionnelles sont fixés par arrêté de l'administrateur supérieur.

Le grade confère à l'agent vocation à occuper l'un des emplois qui lui correspondent.
Le grade est distinct de l'emploi.
Toute nomination ou toute promotion dans un grade qui n'intervient pas exclusivement en vue de pourvoir à un emploi vacant et de permettre à son bénéficiaire d'exercer les fonctions correspondantes est nulle. Ces dispositions ne font pas obstacle à la promotion interne du fonctionnaire qui bénéficie d'une décharge d'activité de services à titre syndical.

Un dossier est constitué pour chaque agent. Ce dossier doit comporter toutes les pièces intéressant sa situation administrative, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.
Ce dossier, de même que tout document administratif, ne peut faire état des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses, ou philosophiques de l'intéressé, ni de mentions le concernant contrevenant aux dispositions de l'article 133-11 du code pénal relatives à l'amnistie.
Tout agent a accès à son dossier individuel.
Dans des conditions fixées par le décret du 15 juin 2011 susvisé, le dossier de l'agent peut être géré sur support électronique s'il présente les garanties prévues par les alinéas précédents.