A la demande des organisations syndicales désignées à l'alinéa 2 de l'article 2 de la présente décision, un fichier général des personnels est mis à disposition. Le périmètre de ce fichier correspond au périmètre des personnels mentionnés dans les statuts desdites organisations syndicales.
Ce fichier comporte les données suivantes : nom - prénom - affectation - adresse de messagerie professionnelle - corps - et, pour les personnels qui ne sont pas fonctionnaires, la mention « ANT » (agents non titulaires).
Le ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche transmet aux organisations syndicales utilisatrices, chaque année dans le courant du quatrième trimestre de l'année civile, une mise à jour du fichier général des personnels.

Les organisations syndicales qui souhaitent utiliser une ou plusieurs listes de diffusion désignent un ou plusieurs interlocuteurs référents au niveau national, comme au niveau local. L'interlocuteur référent peut être celui qui a été désigné au titre de l'article 4.
L'organisation syndicale, désignée à l'article 10, demande la constitution, à partir du fichier général, d'une ou plusieurs listes de diffusion destinées à l'envoi d'informations vers les adresses de messagerie professionnelle des agents. Un agent ne peut recevoir plus de cinq messages par mois de la part de chaque organisation syndicale, quel que soit le nombre de listes créées.
Chaque liste de diffusion demeure opérationnelle dès sa validation jusqu'au prochain renouvellement général des instances. Durant cette période, les seules modifications qui peuvent être apportées à chaque liste sont la mise à jour annuelle et les désabonnements.

Le volume d'un message électronique (corps du message et, le cas échéant, pièces jointes) ne peut dépasser 500 kilooctets. Dans le corps des messages, l'insertion de liens hypertextes redirigés vers des sites syndicaux est autorisée.
La diffusion des messages peut être soumise à des plages horaires, afin de ne pas interférer avec la diffusion de messages électroniques institutionnels prioritaires, nationaux ou locaux.
L'origine syndicale de l'envoi est mentionnée dans l'objet de chaque message électronique. Les modalités d'envoi des messages électroniques garantissent à l'ensemble des agents l'anonymat des autres destinataires et n'autorisent pas l'usage des accusés de réception, ni des accusés de lecture.

Chaque année, au cours du quatrième trimestre de l'année civile, l'administration porte à la connaissance des personnels l'existence de ce dispositif dédié à la communication des organisations syndicales.
Un dispositif automatique est inséré dans chaque message pour permettre un éventuel désabonnement. Ce désabonnement d'une liste de diffusion est définitif jusqu'aux prochaines élections professionnelles. Le réabonnement volontaire par l'agent est possible. Le désabonnement et le réabonnement s'exécutent obligatoirement à partir de sa messagerie professionnelle.