L'administration fournit une liste de diffusion par scrutin dont le périmètre correspond aux électeurs appelés à exprimer leur vote. Un libellé unique par organisation syndicale candidate et par scrutin est attribué.
Dans le cas d'une candidature commune, le sigle comportant les noms des organisations syndicales est fourni par celles-ci et dans l'ordre souhaité.

Le volume d'un message électronique (corps du message et, le cas échéant, pièces jointes) ne peut dépasser 100 kilo octets. Dans le corps des messages, l'insertion de liens hypertextes est autorisée.
Le calendrier d'envoi des messages des organisations syndicales est organisé par scrutin. L'origine syndicale de l'envoi est mentionnée dans l'objet de chaque message électronique.

Le nombre de messages autorisé par scrutin et pour chacune des listes de candidats, listes d'union ou candidature sur sigle est fixé à :

- 2 messages pour le comité technique ministériel de l'éducation nationale ;
- 2 messages pour le comité ministériel de l'enseignement supérieur et de la recherche pour les personnels gérés par le ministère de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation, en poste dans les services centraux et déconcentrés du ministère de l'éducation nationale ;
- 2 messages pour les comités techniques académiques ou spéciaux ou de proximité ;
- 1 message pour les commissions administratives paritaires nationales ;
- 1 message pour les commissions administratives paritaires académiques, départementales ou locales ;
- 1 message pour les commissions consultatives (CCSA des directeurs d'établissements spécialisés et CCP académiques ou locales).

Afin de permettre un éventuel désabonnement des listes de diffusion, un lien est inséré au pied de page de chaque message. Le réabonnement volontaire par l'agent est possible par ce même lien.