Article R137-3 | Code général de la fonction publique

Article R137-3

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Modalités de création et de gestion des dossiers individuels sur support électronique

Résumé Cet article explique comment on crée et gère les dossiers des fonctionnaires sur ordinateur, en précisant quels documents sont concernés, quand ils doivent être détruits, et comment gérer les accès, après avoir consulté le comité social.

Les modalités de création et de passage à la gestion des dossiers individuels sur support électronique sont définies par arrêté ou décision de l'autorité administrative ou territoriale pris après avis du comité social compétent.
Cet arrêté ou cette décision fixe :
1° La liste des documents et les catégories de personnels concernés ;
2° Le calendrier de mise en œuvre de cette gestion, notamment la date à compter de laquelle toute nouvelle pièce versée au dossier individuel ne peut l'être que sous format électronique ;
3° Le délai dans lequel est détruit le dossier électronique ;
4° Le délai dans lequel est détruit le document original sur support papier ;
5° Les règles de gestion des habilitations mentionnées à l'article R. 137-12 ;
6° Les conditions d'établissement du sommaire du dossier individuel mentionné à l'article R. 137-13.
Le comité social compétent est tenu informé des systèmes d'information et procédés utilisés pour la création et la gestion sur support électronique des dossiers individuels des agents concernés.

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Version 1

Cet arrêté ou cette décision fixe :

1° La liste des documents et les catégories de personnels concernés ;

2° Le calendrier de mise en œuvre de cette gestion, notamment la date à compter de laquelle toute nouvelle pièce versée au dossier individuel ne peut l'être que sous format électronique ;

3° Le délai dans lequel est détruit le dossier électronique ;

4° Le délai dans lequel est détruit le document original sur support papier ;

5° Les règles de gestion des habilitations mentionnées à l'article R. 137-12 ;

6° Les conditions d'établissement du sommaire du dossier individuel mentionné à l'article R. 137-13.

Le comité social compétent est tenu informé des systèmes d'information et procédés utilisés pour la création et la gestion sur support électronique des dossiers individuels des agents concernés.