La conférence régionale du sport se réunit au moins deux fois par an sur convocation de son président ou à la demande de 30 % des représentants appartenant au moins à trois collèges. Toutefois, la première de ses réunions est convoquée par le préfet de région.

Son secrétariat est assuré par le service régional de l'Etat compétent en matière de politique publique du sport. Il peut être mutualisé avec les services de l'institution dont est issu le président de la conférence.