Le demandeur de l'agrément prévu à cet article adresse au préfet de département où est situé le siège social de sa société ou de sa filiale ou au préfet de police pour les sociétés étrangères n'ayant pas d'implantation en France, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, un dossier comprenant les éléments suivants :

1° L'identité et l'adresse du demandeur et, le cas échéant, de son représentant ainsi que, pour les personnes morales, les statuts ;

2° Les justificatifs des certifications en cours de validité attestant la conformité aux normes mentionnées à l'article R. 212-23 ou l'adresse des pages internet de référence attestant de la validité en cours de ces certifications.

Le demandeur de l'agrément prévu à l'article R. 212-23 adresse au service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, un dossier comprenant les éléments suivants :

1° L'identité et l'adresse du demandeur et, le cas échéant, de son représentant ainsi que, pour les personnes morales, les statuts ;

2° Les justificatifs attestant la qualification et l'expérience du personnel employé par le demandeur ;

3° Les types de support des archives conservées ;

4° La description de la politique de conservation matérielle mise en œuvre ;

5° Les dispositions prises pour assurer la sécurité des archives, notamment la présentation de la politique de confidentialité et de sécurité, incluant un plan de reprise d'activité et un plan d'urgence face aux sinistres pour les archives, quel que soit leur support ;

6° Les catégories de personnes qui, en raison de leurs fonctions ou pour les besoins du service, ont accès aux archives déposées ;

7° Le cas échéant, l'indication du recours à des prestataires externes, les contrats conclus avec eux et, pour ceux exerçant eux-mêmes une activité de conservation, leur propre agrément ;

8° Le cas échéant, la description des moyens mis en œuvre pour procéder aux destructions des archives désignées par le déposant en distinguant ceux utilisés pour les archives sur support papier et ceux appliqués aux supports numériques ;

9° La description des procédures et des applications informatiques utilisées pour la gestion des archives ainsi que des dispositifs assurant la traçabilité de l'ensemble des opérations ayant trait à cette gestion ;

10° Les procédures de restitution des archives au déposant ou de versement dans un dépôt d'archives à l'expiration ou à la cessation du contrat ;

11° Un document présentant les comptes prévisionnels de l'activité consacrée aux prestations de conservation ainsi que, dans le cas d'une demande de renouvellement, les comptes de résultat et bilans liés à cette activité depuis le dernier agrément.