L'entreprise qui souhaite exercer la profession de transporteur public routier de marchandises ou de déménagement, ou de loueur de véhicules industriels avec conducteur destinés au transport de marchandises, formule une demande d'autorisation en ce sens auprès du préfet de la région où elle a ou souhaite avoir son siège ou, pour une entreprise n'ayant pas son siège en France, son établissement principal. Celui-ci dispose d'un délai de trois mois, éventuellement prorogeable d'un mois dans l'hypothèse où le dossier présenté à l'appui de la demande s'avère incomplet, pour se prononcer sur cette demande.
Le préfet de région délivre à l'entreprise une autorisation d'exercer la profession lorsqu'elle satisfait aux exigences d'établissement, d'honorabilité professionnelle, de capacité financière et de capacité professionnelle prévues aux articles R. 3211-19 à R. 3211-42.

Sont dispensées des exigences de capacités financière et professionnelle mentionnées à l'article R. 3211-7, les entreprises qui utilisent exclusivement des véhicules circulant sous couvert d'un certificat WW DPTC.

Les entreprises établies en France, autorisées en vertu de l'article R. 3211-7 à exercer une activité de transport public routier de marchandises, de déménagement ou de location de véhicules industriels avec conducteur destinés au transport de marchandises sont immatriculées au registre du commerce et des sociétés ou au Registre national des entreprises en tant qu'entreprises du secteur des métiers et de l'artisanat et inscrites au registre électronique national des entreprises de transport par route dans les conditions prévues à l'article R. 3211-9.

Les entreprises ayant leur siège en France sont inscrites au registre électronique national des entreprises de transport par route par le préfet de la région où elles ont leur siège.
Les entreprises n'ayant pas leur siège en France sont inscrites à ce registre par le préfet de la région où leur établissement principal est situé. Celui-ci mentionne également au registre l'adresse du siège de l'entreprise.
Dans les cas prévus aux deux alinéas précédents, les établissements secondaires des entreprises situés sur le territoire national sont mentionnés au registre par le préfet de la région où l'entreprise est inscrite ainsi que, respectivement, par chacun des préfets des régions où ces établissements sont implantés.

Pour l'application des articles 16 à 18 du règlement (CE) n° 1071/2009 du Parlement européen et du Conseil du 21 octobre 2009 établissant des règles communes sur les conditions à respecter pour exercer la profession de transporteur par route, et abrogeant la directive 96/26/ CE du Conseil, l'inscription au registre électronique national des entreprises de transport par route est réalisée sur un support électronique dans les conditions prévues par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

Dans le cas des coopératives d'entreprises de transport public routier de marchandises, les entreprises membres de la coopérative, de même que celle-ci, sont autorisées à exercer la profession de transporteur public routier de marchandises conformément aux dispositions de l'article R. 3211-7 et sont inscrites au registre électronique national des entreprises de transport par route. L'inscription de la coopérative porte mention de la liste des entreprises qui en sont membres.
En cas de location-gérance d'un fonds de commerce de transport public routier de marchandises, de déménagement ou de location de véhicules industriels avec conducteur destinés au transport de marchandises, le locataire-gérant est tenu de demander son inscription dans les mêmes conditions.

L'inscription au registre électronique national des entreprises de transport par route donne lieu à la délivrance par le préfet de région des licences suivantes :

1° Une licence communautaire lorsque l'entreprise utilise un ou plusieurs véhicules dont le poids maximum autorisé excède 3,5 tonnes ;

2° Une licence de transport intérieur lorsque l'entreprise utilise pour des opérations de transport exclusivement réalisées sur le territoire national un ou plusieurs véhicules n'excédant pas cette limite ou lorsqu'elle utilise exclusivement des véhicules circulant sous couvert d'un certificat WW DPTC ;

3° Une licence communautaire comportant la mention “ inférieur ou égal à 3,5 tonnes ” lorsque l'entreprise utilise pour des transports internationaux dans l'Espace économique européen un ou plusieurs véhicules dont le poids maximum autorisé est supérieur à 2,5 tonnes et ne dépasse pas 3,5 tonnes.

La licence communautaire ou de transport intérieur, établie au nom de l'entreprise, lui est délivrée pour une durée maximale de dix ans renouvelable et ne peut faire l'objet d'aucun transfert à un tiers. Elle est accompagnée de copies certifiées conformes numérotées dont le nombre correspond à celui des véhicules mentionnés e de l'article 5.1 du règlement n° 1071/2009 (CE) du 21 octobre 2009 établissant des règles communes sur les conditions à respecter pour exercer la profession de transporteur par route, et abrogeant la directive 96/26/ CE du Conseil. Les copies de licence communautaire des véhicules visés au 3° comportent la mention “ inférieur ou égal à 3,5 tonnes ”.

L'original de la licence est conservé dans l'établissement de l'entreprise mentionné à l'article R. 3211-20. Il doit être restitué au préfet de région, ainsi que l'ensemble de ses copies certifiées conformes, à la fin de la période de validité de la licence ou lorsque l'autorisation d'exercer la profession a été suspendue ou retirée.