Avant la fin de chaque année civile, l'organisme adresse au préfet et à la caisse d'allocations familiales :

1° Un bilan d'occupation des douze derniers mois arrêté au 30 septembre ;

2° La capacité d'hébergement envisagée mois par mois, en nombre et en types de logements, pour l'année à venir ;

3° Ses comptes à la date du 30 septembre.

Au vu de ces documents, le préfet et l'organisme signent un avenant annuel à la convention, qui prend effet le 1er janvier.

L'organisme est tenu d'adresser chaque année ses comptes définitifs au préfet et à la Caisse d'allocations familiales .