La demande et les documents qui l'accompagnent sont établis en trois exemplaires.

Ces exemplaires sont adressés par pli recommandé avec demande d'avis de réception postal au maire de la commune dans laquelle le terrain est situé, ou déposé contre décharge à la mairie. Dès réception de la demande, le maire en transmet un exemplaire au directeur départemental de l'équipement.

Le maire peut demander des exemplaires supplémentaires du dossier, afin de pouvoir assurer l'instruction de la demande dans le délai réglementaire.