Il est créé au ministère de la défense, un traitement automatisé de données à caractère personnel relatif à la gestion de la réserve opérationnelle dénommé " SI Réserves 2019 ", dont le responsable est le major général des armées.

La finalité de ce traitement est la gestion de la réserve opérationnelle comprenant d'une part le recrutement des réservistes et d'autre part le suivi de l'activité des réservistes, via la mise en œuvre d'un portail dédié accessible sur internet.

Les catégories de données à caractère personnel et informations enregistrées dans le traitement figurent en annexe.

I. - Peuvent accéder, pour consultation et modification, aux informations et aux données à caractère personnel strictement nécessaires à leur mission, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaître les agents du ministère de la défense occupant la fonction de référent de réservistes, dans le cadre de leur mission de recrutement et du suivi de l'activité des réservistes dont ils ont la responsabilité.
II. - Peuvent accéder, pour consultation et modification, aux informations et aux données à caractère personnel strictement nécessaires à leur mission, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaître, à l'exclusion des données relatives aux motivations du candidat (à servir dans la réserve), à la gestion des activités, à l'aptitude médicale et aux données pénales des personnes concernées, les agents de l'état-major des armées affectés au centre d'appel dédié au recrutement des réservistes.
III. - Sont destinataires des informations et des données à caractère personnel strictement nécessaires à leur mission, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaître, à l'exclusion des données relatives aux motivations du candidat (à servir dans la réserve), à l'aptitude médicale et aux données pénales des personnes concernées, les agents du ministère de la défense assurant la fonction de pilote consistant à assurer l'encadrement des référents.
IV. - Sont destinataires des informations et des données à caractère personnel strictement nécessaires à leur mission, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaître, à l'exclusion des données relatives aux motivations du candidat (à servir dans la réserve), à la gestion des activités, à l'aptitude médicale et aux données pénales des personnes concernées :
1° Les agents du ministère de la défense assurant la fonction d'administrateur organique consistant à assurer l'encadrement des pilotes ;
2° Les gestionnaires des réservistes, dans le cadre de la gestion des contrats ;
3° Les chefs de service concernés dans le cadre de la sélection des candidatures.

Dans le cadre de la finalité définie à l'article 1er et dans la limite des informations nécessaires, le traitement " ROC " peut être mis en relation avec :

1° Les traitements relatifs à la gestion administrative, financière et opérationnelle des agents du ministère ;

2° Le traitement mis en œuvre par le service de santé des armées aux fins de gestion du dossier médical des militaires ;

3° Le traitement mis en œuvre par le service du commissariat des armées aux fins de gestion des missions et déplacements des personnels.

Les données à caractère personnel et les informations, enregistrées dans le traitement, nécessaires au recrutement des réservistes sont conservées deux ans à compter de la candidature avant suppression définitive de manière automatisée.
Les données à caractère personnel et les informations, enregistrées dans le traitement, nécessaires au suivi de l'activité des réservistes sont conservées :
1° Jusqu'aux 73 ans des réservistes volontaires recrutés sous contrat ;
2° Pendant une durée de dix ans à compter de la fin de leur lien au service pour les militaires concernés par l'obligation de disponibilité prévue par l'article L. 4231-1 du code de la défense.
Au-delà des durées mentionnées aux alinéas précédents, les données à caractère personnel et les informations enregistrées dans le traitement peuvent être conservées, dans les conditions fixées par le code du patrimoine, à des fins exclusivement archivistiques, dans l'intérêt public.

Toute opération relative au traitement créé par le présent arrêté fait l'objet d'un enregistrement comprenant l'identification de l'utilisateur, la date, l'heure et la nature de l'opération. Ces informations sont conservées pendant une durée d'un an maximum.

I. - L'information des personnes concernées par le traitement est assurée dans les conditions prévues par l'article 13 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisé par une mention disponible sur le portail internet.

II. - La gestion du recrutement des réservistes est fondée sur le consentement des candidats, recueilli dans les conditions posées par l'article 7 du même règlement.

Les droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et de portabilité prévus aux articles 15, 16, 17, 18 et 20 du même règlement s'exercent auprès de l'état-major des armées, à l'adresse suivante : [email protected].

III. - Le suivi de l'activité des réservistes est fondé sur l'exécution des obligations légales telles que prévues par les dispositions susvisées du code de la défense.

Les droits d'accès et de rectification prévus aux articles 15 et 16 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 susvisé s'exercent auprès de l'état-major des armées, à l'adresse suivante : [email protected].

Le droit à la limitation du traitement s'exerce dans les conditions définies à l'article 18 du même règlement.

Les droits d'opposition et à l'effacement ainsi que le droit à la portabilité des données ne s'appliquent pas dans le cadre du suivi de l'activité des réservistes.

Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.