Le compte rendu de l'entretien professionnel est établi et signé par le supérieur hiérarchique direct, qui a conduit l'entretien. Il est ensuite communiqué à l'agent. Cette communication est réalisée en double original lorsqu'elle n'est pas faite par voie électronique.
Dans un délai de dix jours francs, l'agent le complète, le cas échéant, de ses observations sur le déroulement de l'entretien, les thèmes abordés et les appréciations portées.
Le compte rendu est ensuite visé dans un délai de dix jours francs par l'autorité hiérarchique qui peut, si elle l'estime utile, formuler ses propres observations sur la valeur professionnelle de l'agent. Il est alors notifié à l'agent qui le signe, à son tour, pour attester qu'il en a pris connaissance avant de le retourner à l'autorité hiérarchique qui le verse à son dossier administratif.
Le compte rendu de l'entretien professionnel fait mention des dates auxquelles il a été communiqué à l'agent par le supérieur hiérarchique et lui a été notifié par l'autorité hiérarchique.