Sauf dans le cas d'un transfert d'information par voie dématérialisée, le fournisseur inscrit sur les documents commerciaux et de transport son numéro d'identification EORI, mentionné à l'article 1er du règlement (CEE) de la Commission du 2 juillet 1993 susvisé, suivi de la référence de la présente licence générale LGFR 103 ainsi que le pays membre de destination.
Les documents commerciaux et de transport mentionnés à l'alinéa précédent sont le contrat de vente, la confirmation de la commande, la facture et le bordereau d'expédition.
En cas de perte ou de destruction d'un produit, un procès-verbal de destruction (original) faisant foi doit être obtenu et conservé par le fournisseur.