Une convention est passée entre l'école d'architecture, représentée par son directeur, et l'organisme d'accueil. Elle est visée, en outre, par le maître de stage, l'enseignant responsable du stage et l'étudiant stagiaire.

La convention fixe les conditions du stage : durée, thème, lieu, responsabilité juridique. Elle est établie pour l'année universitaire en cours.