Il est créé au ministère de la défense, à la délégation générale pour l'armement, un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Gestion dématérialisée des congés » mis en œuvre par la sous-direction des systèmes d'information, dont les finalités sont la gestion dématérialisée des congés dans les établissements de la délégation générale pour l'armement, du service de soutien de la flotte, du service parisien de soutien de l'administration centrale, de l'Institut supérieur de l'aéronautique et de l'espace, du service industriel de l'aéronautique et du centre d'archives de l'armement.

Les catégories d'informations et de données à caractère personnel enregistrées sont celles relatives :
― à l'identité (nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, adresse mail professionnelle) ;
― à la situation familiale (situation matrimoniale, nombre d'enfants de moins de seize ans) ;
― à l'utilisation des médias et moyens de communication (login/mot de passe, profil de droit par rapport à l'application) ;
― à la vie professionnelle (organisme employeur, grade ou fonction, service ou affectation, échelon, numéro de matricule, numéro du service d'affectation, identification du groupe de validation dont dépend l'agent, position administrative, code de dérogation administrative, numéro de badge, nombre de mois de réduction de temps de service, nombre de mois de majoration de service, date d'entrée dans l'administration, motifs justifiant les droits à congés divers, groupe de gestion d'absence, nom, prénom et adresse mail du responsable hiérarchique ayant validé l'absence, régime d'horaires) ;
― aux absences et congés (motifs, droits à absence/congés de l'année en cours, solde des droits à absence/congés de l'année en cours, droits à absence/congés de l'année N ― 1, prévisions, lieux de séjour pour les personnels militaires [adresse et n° de téléphone du premier et du dernier lieu de séjour]).
Les informations et les données à caractère personnel ainsi enregistrées sont conservées cinq ans après le départ définitif de l'intéressé, à l'exception des données relatives aux absences et congés qui sont conservées trois ans au maximum.
La conservation des données relatives aux motifs d'absence est limitée à une durée n'excédant pas deux ans, sauf dispositions législatives contraires, à l'exception des congés de formation syndicale qui sont détruites au 31 décembre de chaque année.

Les destinataires des informations et des données à caractère personnel enregistrées sont, en fonction de leurs attributions respectives et du besoin d'en connaître :
― les autorités hiérarchiques ;
― les services de gestion du personnel ;
― les services gérant les rémunérations des personnels.

Le droit d'opposition prévu à l'article 38 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ne peut pas être invoqué dans le cadre de ce traitement.

Les droits d'accès et de rectification prévus aux articles 39 et suivants de la loi du 6 janvier 1978 susvisée s'exercent auprès du gestionnaire ressources humaines des établissements ayant mis en œuvre le traitement.

Le sous-directeur des systèmes d'information est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.