La liste des électeurs est dressée par la commission électorale. Elle est affichée dans les différents sites de l'institut au moins un mois avant la date fixée pour le scrutin.
Dans les huit jours qui suivent l'affichage, les électeurs peuvent vérifier les inscriptions et, le cas échéant, présenter par écrit des demandes d'inscription. Dans le même délai, et pendant trois jours à compter de son expiration, des réclamations peuvent être formulées par écrit contre des inscriptions ou omissions sur la liste électorale.
La commission électorale statue sans délai sur ces réclamations et propose une liste électorale définitive qui est arrêtée par le directeur général de l'IFSTTAR au moins quinze jours avant la date du scrutin.