Modalité de constitution des dossiers.

Les demandes d'octroi, de modification ou de renouvellement d'agrément par un organisme, mentionnées à l'article D. 125-42 du code de la construction et de l'habitation, doivent être accompagnées d'un dossier comportant a minima les éléments suivants :

I. - Le formulaire de demande d'agrément, disponible sur le site du ministère chargé de la construction, dûment complété et comprenant notamment les indications et pièces suivantes :

1° La nature, le siège, la nationalité, l'objet, le numéro d'identification de la personne morale de laquelle émane la demande et les nom, prénoms, nationalité et domicile de chacun des administrateurs et des membres du personnel de direction ;

2° La description du fonctionnement de l'organisme, notamment en termes d'organisation, de gouvernance et d'accès à l'information ;

3° Le cas échéant, la liste des agréments administratifs et accréditations dont bénéficie l'organisme dans le domaine de la construction, de l'énergie et de la production d'énergie renouvelable ;

4° La portée d'agrément demandée, précisant, le ou les dispositifs mentionnés à l'article R. 125-40 du code de la construction et de l'habitation ;

II. - L'engagement écrit de l'organisme :

1° A porter sans délai à la connaissance des services des ministres chargés de la construction et de l'énergie toute modification des renseignements figurant au dossier de la demande ;

2° Sur la véracité des informations et l'authenticité des documents versés au dossier de demande d'agrément ;

3° A satisfaire toutes les obligations légales pour réaliser les activités pour lesquelles l'agrément est demandé ;

4° A connaître les dispositions règlementaires relatives à la procédure d'agrément ;

5° A ne pas communiquer sur sa démarche d'agrément jusqu'à ce que la décision d'agrément soit prononcée, sauf demande expresse des services des ministres chargés de la construction et de l'énergie.

III. - La preuve d'immatriculation de l'entité juridique formulant la demande ;

IV. - La preuve de responsabilité juridique de l'entité pour les activités présentées à l'agrément ;

V. - Lorsque les activités soumises à l'agrément sont seulement couvertes par une partie de l'entité de l'organisme demandeur, un organigramme présentant le positionnement de l'organisme au sein de l'entité ;

VI. - La description du processus de qualification :

1° La/les nomenclature(s) des signes de qualité concernées par l'agrément ;

2° Le/les référentiel(s) de qualification ;

3° Les procédures d'attribution, de suivi et de renouvellement des signes de qualité.

VII. - Les éléments permettant d'apprécier la capacité technique et financière de l'organisme à assumer son activité de qualification d'entreprises et l'ensemble des exigences susceptibles de découler de son fonctionnement :

1° Le modèle de certificat et programme de qualification mentionnant les critères et les modalités de contrôle associés aux signes de qualité concernés avec sa notification de la décision favorable de délivrance le cas échéant ;

2° Les moyens humains et financiers mis en œuvre pour satisfaire aux obligations de l'organisme ;

3° Les bilans ou extraits de bilan et les comptes d'exploitation sur les deux derniers exercices disponibles.

VIII. - La table de correspondance entre les exigences règlementaires et normatives et les documents exigés prévoyant leur mise en application ;

IX. - Les preuves d'indépendance et d'impartialité, telles que précisées ci-dessous.

1° L'organisme identifie les risques associés aux exigences de l'agrément en matière d'indépendance et d'impartialité, et établit les modalités de maîtrise de ces risques ;

2° L'organisme s'engage, pour toute la durée de l'agrément, à ne participer à aucune activité susceptible d'entrer en conflit, soit avec l'indépendance de son jugement dans le processus de délivrance des signes de qualité, soit avec l'intégrité des activités pour lesquelles il demande un agrément. Cet engagement vaut autant pour les filiales de l'organisme qu'au titre de ses participations dans d'autres sociétés. L'organisme fournit la liste de ses filiales et de ses participations dans d'autres sociétés ;

3° Dans le cadre de l'exercice de son activité, l'organisme s'assure d'être à l'abri de toute pression et incitation, notamment d'ordre financier, susceptibles d'influencer leur jugement ou les résultats de leurs travaux de qualification. L'organisme fournit la liste de ses sources extérieures de financement ;

4° L'impartialité de l'organisme, de ses cadres supérieurs et de son personnel en lien avec la délivrance des signes de qualité est garantie. En particulier, la rémunération des cadres supérieurs et du personnel effectuant la qualification au sein de l'organisme ne peut dépendre du nombre de signes de qualité délivrés ;

5° L'organisme ne propose ni ne fournit aucune des prestations effectuées par les entreprises auxquelles il délivre un signe de qualité, ni aucun service de conseil sur une base commerciale ou concurrentielle ;

6° L'organisme transmet les attestations par lesquelles il s'engage à agir avec impartialité et indépendance ;

7° L'organisme transmet, le cas échéant, la composition du capital, la liste des gérants et bénéficiaire effectif au sens de l'article L. 561-1 du code monétaire et financier, ainsi que la liste des personnes physiques ou morales qui détiennent plus de 5 % du capital de l'organisme ;

8° L'organisme transmet les documents relatifs au management de la qualité dont le manuel qualité et une analyse de risques.

X. - La preuve de la probité de l'organisme, notamment :

1° Les éléments justifiant qu'il ne se trouve pas en état de redressement ou liquidation judiciaire, ou de faillite ;

2° Les éléments justifiant qu'il ne se trouve pas en état de redressement ou de liquidation judiciaire, et que son gérant et son bénéficiaire effectif, au sens de l'article L. 561-1 du code monétaire et financier, satisfont aux conditions fixées aux 3° et 5° du II de l'article L. 123-11-3 du code de commerce ;

3° Les certificats datant de moins de trois mois mentionnés à l'article R. 2143-7 du code de la commande publique.

XI. - Les statuts, les règlements et la nomenclature de l'organisme.

XII. - Un rapport de contrôle conforme à celui prévu par l'article D. 125-46 du code de la construction et de l'habitation datant de moins de dix-huit mois et couvrant l'ensemble de la portée d'agrément demandée. Dans le cas d'une demande d'agrément probatoire, le rapport de contrôle n'est pas requis.

Pour les demandes d'octroi d'agrément réalisées avant le 31 décembre 2024, les rapports d'évaluation de sortie du schéma d'accréditation des organismes de qualification peuvent être transmis en lieu et place du rapport mentionné à l'alinéa précédent.