La zone de ramassage des huiles usagées est le département. Le préfet de département est chargé de l'instruction du dossier de candidature. Ce dossier est constitué à la diligence et aux frais du pétitionnaire. Il est adressé en trois exemplaires au préfet. S'ils existent, le ou les contrats liant les ramasseurs agréés à des sous-traitants sont adressés au préfet.
En cas d'absence de ramasseurs opérant dans le département ou d'insuffisance résultant de la collecte, le préfet organise une procédure d'appel à candidatures.