L'entretien professionnel et de formation est conduit par le supérieur hiérarchique direct de l'agent.
Lors de la fixation de la date de l'entretien, au moins huit jours à l'avance, le supérieur hiérarchique transmet à l'agent le formulaire destiné à recueillir le compte rendu de l'entretien.
Le formulaire de compte rendu de l'entretien professionnel et de formation mentionne l'identité de l'agent, son statut, son grade et son échelon.