Chaque liste de candidats comprend autant de noms qu'il y a de postes à pourvoir, titulaires et suppléants. Les listes doivent être déposées par les organisations syndicales qui, dans la fonction publique de l'Etat, remplissent les conditions fixées à l'article 9 bis de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires au moins six semaines avant la date fixée pour les élections et porter le nom d'un agent, délégué de liste, habilité à les représenter dans toutes les opérations électorales.

Le dépôt de chaque liste doit en outre être accompagné d'une déclaration de candidature signée par chaque candidat. Le dépôt fait l'objet d'un récépissé remis au délégué de liste.

Lorsque l'administration constate que la liste ne satisfait pas aux conditions de recevabilité définies à l'article 9 bis précité de la loi du 13 juillet 1983, elle remet au délégué de liste une décision motivée déclarant l'irrecevabilité de la liste. Cette décision est remise au plus tard le jour suivant la date limite de dépôt des listes de candidatures.