La demande d'agrément est adressée à l'autorité administrative compétente par le directeur de l'institution scientifique, en deux exemplaires.
La demande doit porter sur toute la collection de spécimens de l'institution scientifique et doit comprendre :

• les nom, qualité et adresse du responsable de la collection ;
• un relevé des adresses des locaux où se situent ses activités ;
• un descriptif détaillé du programme de recherche ainsi que des locaux pour ce qui concerne les plantes vivantes ;
• un descriptif de la collection précisant, pour chaque niveau taxonomique retenu dans les annexes du règlement (CE) n° 338/97 susvisé, les types de spécimens possédés par l'institution.

A réception du dossier, l'autorité administrative compétente ordonne un contrôle sur place.