Toute structure qui sollicite une approbation en application des articles R. 543-128-3 et R. 543-128-4 du code de l'environnement en fait la demande par courrier avec accusé de réception aux ministères signataires. La demande doit être transmise sous format papier et sous format électronique.

Les demandes déposées après le 1er octobre de l'année civile en cours ou complétées après le 15 novembre de l'année civile en cours peuvent ne pas conduire à la délivrance d'une approbation pour l'année civile suivante.