Les catégories de données enregistrées sont :
- pour les personnes extérieures ou appartenant au collège interarmées de défense : nom, prénom, grade, fonction, numéros de téléphone et de télécopie professionnelle, adresses postale et professionelle de courrier électronique, service d'affectation, photographie ;
- pour l'inscription à une liste de diffusion : courriel ;
- pour la mise en oeuvre de la messagerie électronique : l'adresse de messagerie électronique de l'émetteur du message, les dates et les heures d'émission et de réception du message et son contenu ;
- pour la collecte de données personnelles par le biais d'un formulaire : nom, prénoms, adresses postale et professionnelle de courrier électronique, numéro de téléphone, emploi tenu ;
- pour la collecte de données personnelles par le biais d'un formulaire permettant aux utilisateurs de recevoir la lettre de mise à jour du site : courriel ;
- pour l'accès restreint au service : identifiant, mot de passe ;
- pour la mise à disposition d'informations pratiques : historique, localisation, présentation des missions, organisation, musée, mémoire et travaux de stagiaires, textes de référence, événements, articles de presse, mot du général commandant le collège interarmées de défense, infrastructures et moyens techniques, enseignements divers, actualités, nouveautés, acquisitions, manifestations extérieures, brèves, revues, cartographie, histoire et patrimoine, synthèses et travaux de documentalistes, bibliographies, publications ;
- pour la collecte de données relatives aux consultations du site : estimation de la fréquentation du site par le biais d'un compteur.
La durée de conservation des données à caractère personnel ainsi enregistrées est limitée à la durée de l'affectation pour les personnes appartenant au collège interarmées de défense, à un an maximum pour les informations relatives au courrier électronique, pour les données collectées par le biais de formulaires et pour les données de connexion, jusqu'à la désinscription pour la liste de diffusion et tant qu'elles sont pertinentes pour les informations pratiques et pour les personnes extérieures au collège interarmées de défense.