1012.1 Le répertoire des mandats mentionné à l'article R. 814.31 du code de commerce est unique même en cas de bureaux annexes. Il est tenu informatiquement. Le numéro d'ordre est attribué par le logiciel agréé de comptabilité spéciale.
Ce répertoire unique enregistre chaque mandat ou mission, judiciaire ou non, confié à l'administrateur judiciaire ou au mandataire judiciaire, par ordre chronologique de connaissance par l'étude.
Il doit être consultable dans tous les bureaux (principal ou annexe).
1012.2 Afférentes à un même dossier, deux missions sont considérées comme distinctes dès lors que les procédures le sont, chacune devant recevoir un numéro d'ordre propre au répertoire et faire l'objet de redditions de compte séparées.
A titre d'exemple, le mandat d'administrateur judiciaire dans le redressement judiciaire demeure sous le même numéro d'ordre en cas de conversion en liquidation judiciaire avec maintien de l'administrateur judiciaire. Il en est de même pour le mandataire judiciaire devenant liquidateur judiciaire dans une même procédure, et plus généralement pour toutes les conversions. En revanche, la mission de commissaire au plan fait l'objet d'un nouveau numéro d'ordre.
1012.3 La clôture comptable d'un mandat ne peut intervenir qu'à la condition que les dates de la fin du mandat ainsi que, s'agissant des procédures collectives, celle de l'approbation du compte rendu de fin de mission, soient mentionnées sur le répertoire.
1012.4 Les états périodiques (ci-après états trimestriels) mentionnés à l'article R. 814.34 du code de commerce sont établis à partir de la comptabilité spéciale.
Ces états mentionnent pour chaque mandat, notamment, les mouvements comptables enregistrés depuis l'origine et le solde, par compte ouvert à la Caisse des dépôts et consignations et pour les procédures amiables, le cas échéant, dans d'autres établissements financiers ainsi que l'ensemble des fonds, effets, titres et valeurs appartenant à autrui et les espèces disponibles aux mains du professionnel.
1012.5 La comptabilité spéciale, le répertoire et les relevés des comptes bancaires ouverts pour les besoins de la poursuite d'activité des entités fonctionnant sous la seule signature de l'administrateur judiciaire ou du mandataire judiciaire sont mis par le professionnel à la disposition du commissaire aux comptes.
1012.6 Les effets, titres et valeurs dont la mention est prévue sur les états trimestriels s'entendent de tous ceux qui sont remis à l'administrateur judiciaire ou au mandataire judiciaire, en vue de leur futur encaissement.
Ces effets, titres et valeurs suivis dans la comptabilité spéciale dans un journal spécifique ne constituent des disponibilités qu'après leur encaissement sur les comptes bancaires.
Les titres de participation et de placements figurant à l'actif des personnes sous mandat (actions, obligations, parts d'OPCVM) ne sont pas mentionnés dans les états trimestriels, à l'exception des titres de participation ou de placements qui sont remis obligatoirement à la Caisse de dépôts et consignations dans le cadre des mandats reçus en matière civile, par application de l'article R. 814-41 du code de commerce.