A l'appui de chaque demande de financement avec aval de l'Office national interprofessionnel des céréales, le collecteur agréé doit établir une déclaration à partir d'une situation de stock arrêtée à une date la plus proche possible de la demande de financement. Le délai entre ces deux dates ne doit pas être supérieur à dix jours.

La déclaration doit séparer les stocks par année de récolte jusqu'au 1er octobre pour le maïs, jusqu'au 1er septembre pour le riz et jusqu'au 1er août pour les autres céréales. Les céréales d'intervention en instance de paiement par l'Office national interprofessionnel des céréales sont intégrées à cette déclaration globale.