JORF n°0253 du 24 octobre 2024

Arrêté du 14 octobre 2024

La ministre du partenariat avec les territoires et de la décentralisation, la ministre de la transition écologique de l'énergie, du climat et de la prévention des risques et la ministre du logement et de la rénovation urbaine,

Vu le règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) ;

Vu le code général de la fonction publique, notamment ses articles L. 137-1 et suivants ;

Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés notamment son chapitre Ier ;

Vu le décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels de l'Etat pris pour l'application de l'article 7 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat ;

Vu le décret n° 2008-680 du 9 juillet 2008 portant organisation de l'administration centrale des ministères chargés de la transition écologique, de la cohésion des territoires et de la mer ;

Vu le décret n° 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique ;

Vu le décret n° 2019-536 du 29 mai 2019 pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;

Vu le décret n° 2019-612 du 19 juin 2019 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personne dénommé « SIRH interministériel RenoiRH - RenoiRH D » relatif à la gestion des ressources humaines de certains agents de l'Etat ;

Vu l'arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique ;

Vu l'avis du comité social d'administration ministériel du 20 septembre 2024,

Arrêtent :

Article 1

Ce texte est une simplification générée par une IA.
Il n'a pas de valeur légale et peut contenir des erreurs.

Création et passage à la gestion électronique des dossiers individuels des agents

Résumé Les dossiers des agents de certains ministères doivent maintenant être gérés électroniquement.

Le présent arrêté, pris en application du décret du 15 juin 2011 susvisé, détermine les modalités de création et de passage à la gestion sur un support électronique des dossiers individuels des agents des ministères chargés des territoires, de la transition écologique et du logement dont la gestion relève du secrétariat général mentionné par le décret du 9 juillet 2008 susvisé.

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Article 2

Ce texte est une simplification générée par une IA.
Il n'a pas de valeur légale et peut contenir des erreurs.

Gestion électronique des dossiers des agents avec GaudDI

Résumé Les dossiers des agents sont gérés par un logiciel appelé GaudDI.

La gestion des dossiers individuels des agents sur un support électronique, au sens du décret du 15 juin 2011 susvisé, est réalisée par le moyen de l'application GaudDI, intégrée au système d'information en ressources humaines RenoiRH.

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Article 3

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Il n'a pas de valeur légale et peut contenir des erreurs.

Gestion électronique des dossiers individuels des personnels

Résumé Les dossiers des employés seront bientôt gérés électroniquement et supprimés un an après un transfert

La gestion sur un support électronique s'applique aux documents énumérés à l'annexe de l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé.
Elle concerne les dossiers individuels de l'ensemble des personnels mentionnés à l'article 1er.
Cette gestion sur support électronique est effective à compter du lendemain de la publication du présent arrêté.
Une information spécifique est donnée aux agents concernant la dématérialisation de leur dossier administratif.
En cas de mobilité d'un agent vers une autre autorité administrative entraînant la rupture du lien statutaire ou contractuel, le dossier individuel géré sur support électronique est détruit dans le délai d'un an à compter de sa réception par ladite autorité.

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Article 4

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Il n'a pas de valeur légale et peut contenir des erreurs.

Conservation des documents papier des agents

Résumé Les documents papier des agents sont gardés jusqu'à ce qu'ils soient numérisés et mis sur un dossier électronique, puis détruits.

Sont conservés au format papier jusqu'à leur numérisation éventuelle et leur versement dans le dossier individuel de l'agent sur un support électronique, dans des conditions et sous des formes garantissant leur reproduction à l'identique, les documents suivants intéressant la situation de l'agent :
1° Constitués sous une forme papier avant la date de mise en œuvre du dossier individuel de l'agent sur un support électronique ;
2° Ou qui seraient fournis ou constitués sous forme papier après cette date.
Le document original sur support papier sera détruit dans le délai de quatre mois à compter du versement au dossier individuel géré sur support électronique de la copie créée en application de l'article 3 du décret du 15 juin 2011 susvisé.

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Article 5

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Il n'a pas de valeur légale et peut contenir des erreurs.

Habilitations aux systèmes d'information des ressources humaines

Résumé Les employés peuvent accéder aux systèmes d'informations des ressources humaines et aux dossiers papier si l'autorité administrative le permet.

Conformément aux dispositions de l'article 6 du décret du 15 juin 2011 susvisé, des habilitations aux systèmes d'information des ressources humaines (SIRH) sont délivrées par l'autorité administrative aux agents chargés de la gestion administrative et de la paye désignés à cet effet.
Ces habilitations autorisent également la consultation des dossiers sous format papier.

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Article 6

Ce texte est une simplification générée par une IA.
Il n'a pas de valeur légale et peut contenir des erreurs.

Accès aux dossiers électroniques par les agents

Résumé Les agents ont accès à leurs dossiers électroniques via une application.

Les agents accèdent à leur dossier électronique dans les conditions prévues par le décret du 15 juin 2011 susvisé et notamment via l'application dénommée « Self Agent ».
Les modalités de consultation du dossier individuel « papier » restent inchangées.

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Article 7

Ce texte est une simplification générée par une IA.
Il n'a pas de valeur légale et peut contenir des erreurs.

Publication de l'arrêté au Journal officiel

Résumé L'arrêté doit être publié dans le journal officiel.

Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.

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Fait le 14 octobre 2024.

La ministre du partenariat avec les territoires et de la décentralisation,

Pour la ministre et par délégation :

Le secrétaire général,

G. Leforestier

La ministre de la transition écologique, de l'énergie, du climat et de la prévention des risques,

Pour la ministre et par délégation :

Le secrétaire général,

G. Leforestier

La ministre du logement et de la rénovation urbaine,

Pour la ministre et par délégation :

Le secrétaire général,

G. Leforestier