Le vote est secret. Le scrutin est organisé uniquement par correspondance. Les électeurs doivent faire parvenir leur vote par voie postale au plus tard le 3 juin 2003, à 17 heures, au ministère de la jeunesse, de l'éducation nationale et de la recherche, direction des personnels enseignants (sous-direction des personnels enseignants du supérieur, bureau DPE [D 1]), 61-65, rue Dutot, 75732 Paris Cedex 15. Aucune enveloppe parvenue après ce délai ne sera prise en compte.
L'électeur insère son bulletin de vote dans une enveloppe n° 1 ne comportant aucune marque ou distinction permettant d'en déterminer l'origine.
L'enveloppe n° 1 est placée dans une enveloppe n° 2, qui doit porter les mentions précisant la section, le collège électoral, le nom et le prénom de l'électeur et son affectation. L'électeur doit impérativement signer cette enveloppe et la cacheter.
L'enveloppe n° 2, nantie des indications requises, signée et cachetée, est insérée dans une enveloppe n° 3 adressée par voie postale. Cette enveloppe n° 3 doit porter les mentions : « Election au Conseil national des astronomes et physiciens. - Ne pas ouvrir » ainsi que l'adresse mentionnée au premier alinéa.
La liste électorale est émargée par le président de la section de vote, à la clôture du scrutin, qui, pour ce faire, ouvre les enveloppes n° 3 reçues dans les délais et recense les enveloppes n° 2 ainsi trouvées. Aucune enveloppe n° 2 ne doit être ouverte avant la fin du recensement.